Hvilken metode benytter vi i styring av våre prosjekter?

Vår metodikk baserer seg på Prosjektveiviseren og sikrer at alle prosjekter oppnår den forventede gevinsten.

Prosjekt og porteføljestyring

I Øvre Eiker har ledergruppen (KLG) et overordnet ansvar som vi kaller porteføljestyring. Det er hele samlingen av prosjekter som inngår i ledelsens mål og resultat bilde. Deretter forventes det at linjeledere (virksomhetsledere) foretar en virksomhetsstyring av sine prosjekter slik at de oppnår forventede gevinster og overfører gevinstene tilbake til linjen. Til slutt styrer våre gode prosjektledere sammen med sine prosjekteier alle prosjektene slik at de gjennomføres på en måte som tilfredsstiller prosjektenes rammer for gjennomføring og gir tilstrekkelig grunnlag for å ta gode beslutninger underveis.

Porteføljestyring

Prosjektporteføljen representerer en totalitet av Øvre Eikers kommune sine investeringer i endring og utviklingsprosjekter. Vår porteføljestyring er en koordinert samling av strategiske handlinger og beslutninger som muliggjør en god balanse mellom kommunens endringsprosesser og ordinær drift.  

 

Hva skal med porteføljestyring? 

  1. Den sikrer at prosjekter jevnlig vurderes slik at de alltid bidrar til bygge opp under kommunens strategiske målbilde og at vi vurderer den samlede risiko av prosjektene.   
  2. Den legger til rette for handlinger som siker at finansiering og at nødvendige ressurser blir allokert ved oppstart av prosjektene. (Her også vurdere/prioritere eksterne finansieringskilder for å realisere prosjekter i porteføljen). 
  3. Den sikrer at prosjektene blir styrt på en konsekvent måte for å oppnå effektivitet og i større grad kunne lykkes. Se vår metode  
  4. Den gir utvidet mulighet til å realisere gevinster som planlegges i våre prosjekter.  

 

Forankring hos virksomhetsledelsen 

Øvre Eiker kommune sin ledergruppe (sammen med utviklingsteamet) har tatt en innledende beslutning om å sette i gang arbeidet med porteføljestyring. Det innebærer at virksomhetens prosjektaktiviteter vil bli behandlet på en ny måte når prosjekt- og porteføljestyring innføres. Alle prosjekter vil bli sett i lys av en systematisk og strategisk forankring i planer, mål og visjoner for organisasjonen. 

Virksomhetsstyring (blå faser)

De to blå fasene tilhører ansvaret for virksomhetsstyring (linjeledelsen) i prosjektets levetid. Det stilles stadig større krav til virksomhetsstyring i både privat og offentlig sektor, som følge av strengere regelverk, raskere endringstakt og ikke minst økt behov for styring, kontroll og oppfølging internt. Det har blitt vanskeligere å ta de riktige beslutningene på rett tidspunkt, og konsekvensene av feil beslutninger har blitt større. Inngående kunnskap om og forståelse av risiko og usikkerhet har blitt stadig mer aktuelt på alle nivåer i virksomhetene.

 

Derfor er det vesentlig for alle prosjekter i konsept og realiseringsfasen at virksomhetens styringsmekanismer fungerer. De skal forankre behovet for et prosjekt i virksomhetens planer og mål, men også sikre at forventede gevinster realiseres og tilbakeføres til linjen i den siste fasen av prosjektet.

 

Virksomhetsstyring i forhold til prosjekt er å ha en strukturert tilnærming for å samle opp gode ideer. Vurdere hvilke ideer som i størst grad understøtter virksomheten sine mål, og også passer inn i resten av virksomheten sin prosjektportefølje. Ledelsen skal videre sikre at de ideene som i størst grad understøtter virksomheten sine mål blir videre utforsket med tilstrekkelige ressurser.

 

Underveis i et prosjekt skal styringa av virksomheten understøtte samspillet mellom linjeorganisasjonen og prosjektet. Ledelsen av virksomheten må sette av ressurser til å realisere gevinstene som prosjektet legger til rette for.

Prosjekteierstyring (grønne faser)

Prosjekteierstyring utføres i samarbeid med linjeeier av prosjektet og prosjektleder/styre. De skal sikre at vi styrer våre prosjekter på riktig måte og realiserer alle forventede gevinster. Det er ledelsens ansvar å tilrettelegge for god og effektiv prosjekteierstyring. På virksomhetsnivå innebærer dette blant annet å sikre:

 

  1. Samsvar mellom virksomhetens strategiske mål og prosjektenes mål
  2. At prosjekter er nødvendig forankret hos ledelsen
  3. Tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser for prosjektstyring
  4. Korrekt rapportering til riktig tid

 

Hva er et prosjekt?

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som drives av linjevirksomheten. I Øvre Eiker kommune etablerer vi altså en egen organisasjon for å løse en bestemt oppgave. Den nye organisasjonen er temporær eller midlertidig; og lever kun inntil den har utført sin bestemte oppgave.

Prosjektorganisering

I prosjektlitteraturen blir virksomheten ofte omtalt som linjeorganisasjonen eller basisorganisasjonen. I Øvre Eiker kan vi godt benytte linjeorganisasjonene eller rett og slett linjen. Vi etablerer altså en egen organisasjon for å løse en bestemt oppgave, fordi linjeorganisasjonen ikke er hensiktsmessig organisert for å gjøre oppgaven. Den nye organisasjonen er temporær eller midlertidig; og lever kun inntil den har utført sin bestemte oppgave. Vi kaller en slik temporær organisasjon for et prosjekt.

 

De karakteristiske trekkene ved et prosjekt kan kort fortalt sammenfattes i følgende:

 

  1. Det skal løs en engangs-oppgave
  2. Det skal oppnå et bestemt resultat (ofte gi en forventet realisering av gevinster)
  3. Det krever spesifikke og forskjellige typer ressurser
  4. Det vil alltid være begrenset i tid

Prosjektgjennomføring

Fundamentet til et prosjekt er et av de viktige 5 fokusområdene for et prosjekter. For eksempel vil prosjekteier (linjen) sine mål og involvering skape en del av fundamentet for prosjektarbeidet.

 

Prosjektet er etablert av linjeorganisasjonen. I prosjektarbeid kan vi snakke om noen vanlige fallgruver. Kjenner vi dem, kan vi også lete etter måter å unngå dem på. Et sentralt spørsmål er derfor hvilken forankring prosjektet har i linjeorganisasjonen. Sterk forankring i linjen er derfor den første sentrale avklaringen prosjektorganisasjonen trenger å gjøre. Underveis i prosjektstyringen sikrer man også forankring av arbeidet gjennom å involvere tillitsvalgte i organisasjonen.

 

I tillegg til fundamentet er fire andre forhold som har betydning om et prosjekt skal bli en suksess. Å være oppmerksomme på disse på alle de forskjellige områdene vil hjelpe oss i å unngå klassiske fallgruver når det gjelder prosjektarbeid. De fire andre områdene er i tillegg til fundamentet er:

 

  1. planleggingen av prosjektet
  2. organiseringen av prosjektet
  3. oppfølgingen i prosjektet
  4. det utførende arbeidet i prosjektet

 

For å sikre at Øvre Eiker kommune gjennomfører sine prosjekter på en god og trygg måte, har vi valgt å benytte metodikken Prosjektveiviseren og den digitale plattformen Prosjektportalen.

 

Se fanen prosjektstyring.

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering handler om å sørge for at gevinstene som er forventet i et prosjekt faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt og linjeorganisasjon.

 

Øvre Eiker kommune definerer en gevinst som en effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent. Et prosjekt som ikke genererer gevinster for noen av interessentene vil derfor ikke være bærekraftig og ikke støtte opp under porteføljen. Derfor er det vesentlig at gevinstene defineres og vedlikeholdes under hele prosjektperioden. Faller de forventede gevinstene bort under prosjektets levetid bør prosjekteier/linje avslutte arbeidet.

 

Gevinster kan deles inn i tre hovedtyper:

 

  1. Effektiviseringsgevinster for kommunen er gevinster som gir besparelser på budsjettene til virksomhetene. Eksempler på slike gevinster er redusert bemanning og reduserte utgifter til lokaler. Disse gevinstene bør verdsettes i kroner siden de skal synes på virksomhetenes budsjetter.
  2. Kvalitetsgevinster for kommunen er gevinster som medfører økt kvalitet på ett eller flere områder. Eksempler på kvalitetsgevinster er færre situasjoner med avvik fra normal drift, mindre sykefravær, raskere svar, bedre arbeidsmiljø eller økt tillit til en virksomhet. Disse gevinstene kan det være hensiktsmessig kun å tallfeste i fysiske størrelser og beskrive.
  3. Gevinster for øvrige aktører er besparelser og kvalitetsgevinster for våre virksomheter eller andre interessenter. Eksempler på slike gevinster er reduserte utgifter til porto, lavere transportutgifter, redusert bemanning, bedre arbeidsmiljø og økt tillit.

 

SMART modellen er en motiverende og effektiv metode som kan hjelpe deg med å sette mål og lykkes med gevinstarbeid. Hver bokstav står for en egenskap eller et kjennetegn som målet må ha for at det skal kunne fungere som en drivkraft.

 

Hvilke prinsipper bygger metodikken på?

Metoden består av bestemte prosesser, temaer og prinsipper. For å sikre en vellykket prosjektgjennomføring benytter vi derfor Prosjektveiviseren. Den internasjonale metodikken som er basis for prosjektveieviseren heter PRINCE2®. Dette gir oss en tydelig struktur for ansvar, delegering, myndighet og kommunikasjon gjennom hele prosjektperioden.

Prinsipper

Vår prosjektmetodikk bygger på PRINCE2® som er blitt tilpasset og oversatt til norsk og danner basisen for Prosjektveiviseren. Det er sju prinsipper som danner basis for metodikken.

 

  1. Kontinuerlig forretningsmessig forankring

Prinsippet om at et prosjekt skal ha en forretningsmessig forankring kobles opp imot virksomheten. Dersom prosjektet ikke lenger ser ut til å kunne realisere noen gevinst har vi heller ikke noe Business Case, og det blir meningsløst å fortsette. I dette ligger det også at prosjektet til enhver tid skal kunne begrunnes ved at det skal dekke et eksisterende behov. Skulle prosjektet ikke lenger evne å dekke behovet, eller behovet opphøre, har man heller ikke lenger noe grunn til å videreføre prosjektet.

 

2. Lære av erfaringer

Et av kjennetegnene ved et prosjekt er at det representerer en midlertidig organisasjon. Virksomheters evne til å benytte denne organisasjonsformen varierer. Evnen forbedres blant annet gjennom å ta lærdom av de erfaringene en selv og andre har fra liknende prosjekter, samt det å ha fokus på erfaringer man tilegner seg underveis. Søk derfor så mye kunnskap som mulig fra tidligere prosjekter ved oppstart. Noter alle erfaringer underveis i prosjektet slik at de kan danne grunnlag for forbedringer. Videreføre lærdom ved prosjektets avslutning for senere anvendelse.

 

3. Definere roller og ansvar

En organisasjon kan defineres som et sosialt system, bevisst konstruert for å realisere et bestemt mål. Det samme vil gjelde prosjektet som en midlertidig organisasjon. Måloppnåelsen vil med det avhenge av den sosiale sammensetningen. Prosjektet kan ha en plettfri plan for gjennomføring og prosjektstyringen kan være upåklagelig, men ingen ting av det hjelper hvis det sosiale systemet ikke fungerer optimalt. Vi må ha inn de rette folkene, og de må få komplett informasjon om hva som forventes av dem og hvordan de avhenger av hverandres innsats.

 

4. Styre i faser

For å sikre kontinuerlig forretningsmessig forankring skal et prosjekt styres i faser. Ved hver faseovergang forsikrer man seg om at vi fortsatt har et levedyktig begrunnelse for å fortsette prosjektet. På den måten legges det til rette for god planlegging, kontroll og overvåking av prosjektet.

 

5. Avviksledelse

Et prosjekt skal kontinuerlig styres etter følgende seks variabler: Tid, kost, kvalitet, omfang, usikkerhet og gevinst. Hvert ledelsesnivå har sine toleransegrenser for disse ulike variablene. Det innebærer at dersom variablene skulle avvike fra det planlagte med mer enn det som er definert som toleransegrensen skal avviket eskalere til neste ledelsesnivå.

 

6. Fokus på prosjektets produkter

Hensikten med prosjektet er at det skal levere ett eller flere produkter som skal dekke et definert behov. Det er derfor vesentlig at fokus holdes på produktene og de definerte kvalitetskravene som foreligger. Faller fokus bort fra dette kan man stå i fare for ikke å dekke det definerte behovet, og prosjektet mister sin hensikt.

 

7. Tilpasset prosjektomgivelsene

En av nøklene til å lykkes med bruk av PRINCE2 er å forstå at slik tilpassing alltid vil være nødvendig. Prosjektveiviseren er en tilpasning av PRINCE2 metodikk og er blitt det offentlige Norges foretrukne måte å styre prosjektene på.

Interessenter

Et prosjekt har ofte viktige grenseflater mot mange ulike fagmiljøer både internt og eksternt. For å lykkes er prosjektet avhengig av positiv medvirkning fra disse. Noen interessenter vil ha innflytelse på utforming og styring av prosjektet, mens andre vil ha interesser i prosjektets gjennomføring og resultater. Gjennom en interessentanalyse kan prosjektet klarlegge hvem disse interessentene er.

 

Temaet «Prosjektets interessenter» dreier seg om hvordan prosjektet kan få disse interessentene til å medvirke best mulig til at prosjektet lykkes; det vil si bidra til et riktig prosjektmål, en god gjennomføring og at prosjektets gevinster realiseres.

Kartlegg interessentene

Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. Typiske interessentgrupper er virksomhetsledelsen, brukere, interne og eksterne leverandører, premissgivere, samt andre grupper som indirekte vil kunne ha interesser i tilknytning til prosjektet. Les mer om hvem som kan være interessenter i et prosjekt.

 

Interessentenes rolle i prosjektet

Interessenters medvirkning er viktig i alle Prosjektveiviserens faser, men interessentanalysen vil vektlegge ulike typer av interessenter og resultatene vil anvendes på forskjellig måte i de ulike fasene. I konseptfasen er de viktigste interessentene de som kan bidra til å:

 

  1. klarlegge de reelle behovene og dermed gi grunnlag for en god behovsanalyse
  2. identifisere og vurdere mulige konsepter som kan ivareta behovene
  3. klarlegge og vurdere usikkerheter ved de ulike konseptene
  4. sikre forankringen av et mulig prosjekt

 

I de senere prosjektfasene vil bruken av interessentanalysen dreies over mot hvem som kan medvirke til en god gjennomføring av prosjektet, herunder vektlegging av prosjektets gevinstrealisering.

 

Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. Interessenter kan deles i 5 hovedkategorier.

 

Direkte interessenter

Prosjektets direkte interessenter er de som direkte vil påvirke eller bli påvirket av prosjektet. Disse interessentene kan betraktes som tre hovedkategorier med hvert sitt perspektiv:

 

  1. Virksomhetsledelsen, eller den som er bemyndiget av denne – setter mål for prosjektet, bestiller og finansierer prosjektet, er dermed ansvarlig for prosjektets eierstyring og er beslutningstaker for prosjektet.
  2. Brukerne – beskriver behovet og det ønskede produktet, mottar resultatet, tester leveransene og realiserer gevinstene.
  3. Leverandørene – interne eller eksterne, er de som leverer produkter, eller nødvendig kompetanse/ressurser for å fremskaffe det avtalte prosjektproduktet.

 

 

Innenfor hver av disse kategoriene finnes det interessenter som i større eller mindre grad har direkte innflytelse eller interesser i prosjektets gjennomføring, resultater eller de gevinstene som skal skapes. For å få til et vellykket prosjekt med tilhørende produkter og gevinster må disse interessegruppene ivaretas før, under og etter prosjektet.

Roller

Tre sentrale roller i et prosjekt med et særskilt ansvar for at arbeidet gjennomføres i henhold til sjekklister, faseoverganger og beslutningspunkter de ulike aktørene har et ansvar for.

  • Virksomhetsledelsen – og deres bruk av prosjekter som et sentralt virkemiddel for å realisere virksomhetens mål
  • Prosjekteiere – og deres rolle som bindeledd mellom linjeorganisasjon og prosjektet
  • Prosjektledere – og deres ansvar for overordnet planlegging og gjennomføring av prosjektet

 

Her kan du finne en liste over alle rollene som et prosjekt kan inneholde. Digitaliseringsdirektoratet har forklart rollene og du kan lese mer om rollene ved å trykke under:

 

Hvorfor styre i faser og med beslutningspunkter (BP)?

Prosjektveiviserens formål er å bidra til flere vellykkede prosjekter. Den beskriver virksomhetens overordnede styring av sine prosjekter, basert på faser og beslutningspunkter. Ved hvert beslutningspunkt (BP) godkjenner virksomhetsledelsen/ prosjekteieren overgang fra en fase til den neste.

Fasestyring

En faseplan er en detaljert plan for styring og oppfølging i en fase. Prosjektleder skal utarbeide en faseplan for hver gjennomføringsfase i prosjektet. Planen produseres mot slutten av inneværende fase – gjerne i sammenheng med faseavslutningsrapport for den nåværende fasen.

 

Faseplanen ligner Prosjektplanen, men i Faseplanen blir hvert enkelt element brutt ned til et detaljeringsnivå som gjør at prosjektlederen kan bruke planen som et grunnlag for daglig oppfølging og kontroll.

 

En faseplan bør inneholde:

 

  1. Leveranser og erfaringer fra forrige fase
  2. Planlagte leveranser/produkter i fasen
  3. Milepæler i fasen
  4. Bemanningsoversikt iht ressursavtaler
  5. Aktivitetsplan med aktivitetsbeskrivelser og ressurser
  6. Budsjett for fasen
  7. Toleranserammer for fasen
  8. Fasens prosjektstyring og rapporteringsmekanismer

 

Faseplanen skal fungere som et viktig plandokument for prosjektlederen under fasens gjennomføring og oppfølging. Det er derfor viktig at faseplanen er tilstrekkelig detaljert til å oppfylle dette formålet, og viser hvordan og når fasens mål skal oppnås.

Beslutningspunkter

Før konseptfasen vurderer og prioriterer linjeorganisasjonen hvilke idéer som skal utredes videre i en konseptfase. ​​Konseptfasen hjelper virksomhets-ledelsen til å velge riktig prosjekt. Her avklarer linjeorganisasjonen hva behovet egentlig er, og velger den beste tilnærmingen (konseptet) for et eventuelt prosjekt.

 

Prosjektet består av tre faser:

 

  1. Planlegge – der prosjektet etableres, prosjektets mål forankres, og dere lager en plan for hvordan prosjektet skal styres
  2. Gjennomføre – der resultatene skapes og leveres
  3. Avslutte – der produktansvaret overføres og prosjektet oppløses

 

Etter prosjektets avslutning følger virksomheten opp den videre realiseringen av gevinster, basert på prosjektets leveranser. Overgangen fra en fase til den neste styres gjennom beslutningspunkter. Det gir virksomhetsledelsen en nyttig mekanisme for innsyn og trinnvis godkjenning gjennom hele prosjektets livsløp.

 

BP1 – Beslutte oppstart av en konseptfase
BP2 – Beslutte oppstart av planleggingsfasen
BP3 – Beslutte overgang til gjennomføringsfasene
BP4 – Beslutte overgang til avslutningsfasen
BP5 – Beslutte avslutning av prosjektet
BP6 – Beslutte videre tiltak for økt gevinstrealisering

Hvilken betydning har sjekklister?

Sjekklisten er prosjektleder sin kvalitetskontroll før overgang til neste fase i prosjektet. De inneholder punkter som skal gjennomføres før prosjektleder kan foreta beslutning om å lede prosjektet til neste fase.

Eksempel på sjekkliste BP1

Ved beslutningspunkt 1 tar virksomhetsledelsen stilling til hvor viktig det identifiserte behovet er for å realisere virksomhetens mål. Som en del av BP1 må virksomheten også vurdere hvilke typer av oppgaver som vil egne seg best å løse gjennom linjens kontinuerlige forbedringsarbeid, eventuelt om oppgaven er så stor eller kompleks at den bør utredes videre gjennom en konseptfase.

 

Sjekkliste:

  1. Er det en tydelig definert problemstilling som synliggjør behovet for nærmere utredning?
  2. Er tiltaket i henhold til virksomhetsstrategien?
  3. Er det vurdert hvordan og i hvilken grad et eventuelt prosjekt vil påvirke organisasjonen?
  4. Er det mest riktig å gjennomføre tiltaket som et prosjekt eller som en linjeoppgave?
  5. Er det tydeliggjort hvilke IT-politiske føringer, arkitekturprinsipper og andre standarder som gjelder for, og må tas hensyn til i utredningen?
  6. Er det tydeliggjort hvordan eller av hvem utredningen skal finansieres?
  7. Er det behov for mer informasjon før det kan fattes en beslutning?

Skal vi ta en prat?

Ønsker du å ta en prat om prosjektmetode? Ta kontakt med utviklingsteamet!
[contact-form-7 404 "Ikke funnet"]