Hvilken metode benytter vi i styring av våre prosjekter?

Vår metodikk baserer seg på Prosjektveiviseren som bidrar til at prosjekter oppnår den forventede gevinsten.

Prosjektveiviseren som metodikk

Formålet med Prosjektveiviseren er å bidra til flere vellykkede prosjekter. Den beskriver virksomhetens styring av sine prosjekter, basert på faser og beslutningspunkter. Ved hvert beslutningspunkt (BP) godkjenner virksomhetsledelsen/prosjekteieren overgang fra en fase til den neste.
Introduksjon til prosjektveiviseren

Porteføljestyring

Ledergruppen i Øvre Eiker fungerer som kommunens porteføljestyre . Prosjektporteføljen blir sett i lys av en strategisk forankring gjennom planer, mål og visjoner for kommunen.  Prosjektene legges til porteføljen etter bestemte kriterier. En slik styring av portefølje fører til:

 

  1. at prosjekter jevnlig vurderes slik at de alltid bidrar til bygge opp under kommunens strategiske målbilde og at vi vurderer den samlede risiko av prosjektene.   
  2. handlinger som siker at finansiering og nødvendige ressurser blir allokert ved oppstart av prosjektene. (Her også vurdere/prioritere eksterne finansieringskilder for å realisere prosjekter i porteføljen). 
  3. at prosjektene blir styrt på en konsekvent måte for å oppnå effektivitet og lykkes i større grad.
  4. en utvidet mulighet til å realisere gevinster som planlegges i våre prosjekter.  
  5.  innsamling av data fra prosjektene som er sammenlignbare på effekter, risiko, gevinster og tiltak

 

Se foredrag om porteføljestyring ved Geir Graff i Asker kommune her!

 

Virksomhetsstyring (blå faser)

De to blå fasene tilhører ansvaret for virksomhetsstyring (linjeledelsen) i prosjektet.  Disse to fasene er spesielt knyttet til ansvar som ledelsen har i prosjektarbeidet.

 

De skal forankre behovet for et prosjekt i virksomhetens planer og mål, men også sikre at forventede gevinster realiseres og tilbakeføres til linjen i den siste fasen av prosjektet. God virksomhetstyring:

 

  1. gir mulighet til en strukturert tilnærming for å samle opp gode ideer. Vurdere hvilke ideer som i størst grad understøtter virksomheten sine mål, og også passer inn i resten av virksomheten sin prosjektportefølje.
  2. støtter samspillet mellom linjeorganisasjonen og prosjektet. Ledelsen av virksomheten må sette av ressurser til å realisere gevinstene som prosjektet legger til rette for.

Prosjekteierstyring (grønne faser)

Prosjekteierstyring utføres i samarbeid med linjeeier av prosjektet og prosjektleder/styre. De skal sikre at vi styrer våre prosjekter på riktig måte og realiserer alle forventede gevinster. Det er ledelsens ansvar å tilrettelegge for god og effektiv prosjekteierstyring. På virksomhetsnivå innebærer dette blant annet å sikre:

 

  1. Samsvar mellom virksomhetens strategiske mål og prosjektenes mål
  2. At prosjekter er nødvendig forankret hos ledelsen
  3. Tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser for prosjektstyring
  4. Korrekt rapportering til riktig tid

Hva er et prosjekt?

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som drives av linjevirksomheten. I Øvre Eiker kommune etablerer vi altså en egen ``organisasjon`` for å løse en bestemt oppgave. Den nye organisasjonen kaller vi et prosjekt og lever kun inntil den har utført sin bestemte oppgave.

Til deg som prosjektleder!

Å jobbe i prosjekt er inspirerende og en viktig læringsarena i Øvre Eiker kommune. Det gir også en kjærkommen anledning for en ansatt under en periode å jobbe utenfor linjen med andre og varierte oppgaver. Det er spesielt 3 områder vi mener prosjektarbeid kan berike Øvre Eiker kommune i tillegg  til gevinstene fra selve prosjektet:

 

  1. Både du som prosjektleder og dine prosjektmedarbeidere får delta i arbeid som styrker og utvider deres kompetanse. Dere kan hente inspirasjon gjennom å møte medarbeidere i andre avdelinger, men også mennesker utenfor egen organisasjon.
  2. Øvre Eiker kommune mener dette er god personalpolitikk. Du bringer ny kompetanse til din virksomhet, og du kan fylle ut din CV med prosjektarbeid.
  3. Muligheten til å realisere prosjekter med finansiering fra eksterne aktører i virkemiddelapparatet som f.eks. Forskningsrådet, Fylkesmannen, Regionen, KS, Helsedirektoratet, Bufdir, men også penger fra EU sine rammeprogrammer (Erasmus+, Horisont Europa osv.)

Prosjektorganisering

I størst mulig grad etabler gode verktøy, rutiner og kapasitet for å ivareta prosjektet på en effektiv måte. I Øvre Eiker etablerer vi en egen organisasjon for å løse en bestemt oppgave, fordi linjeorganisasjonen ikke er hensiktsmessig organisert for å gjøre oppgaven.

 

Det er viktig å sikre god kompetanse i prosjektet ditt. Her er tre punkter som kan hjelp deg med å etablere riktig og god kompetanse i ditt prosjekt:

 

  1. Beskriv prosjektets behov for nøkkelkompetanse.
  2. Sørg for at alle nødvendige fagområder er inkludert.
  3. Beskriv hvordan du skal sikre tilgang til denne kompetansen.

Prosjektgjennomføring

Et sentralt spørsmål er hvilken forankring prosjektet har i linjeorganisasjonen. Sterk forankring i linjen er derfor den første sentrale avklaringen prosjektorganisasjonen trenger å gjøre. Underveis i prosjektstyringen sikrer man også forankring av arbeidet gjennom å involvere tillitsvalgte i organisasjonen. For å sikre at Øvre Eiker kommune gjennomfører sine prosjekter på en god og trygg måte benytter vi metodikken Prosjektveiviseren og den digitale plattformen Prosjektportalen.

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering handler om å sørge for at gevinstene som er forventet i et prosjekt faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt og linjeorganisasjon.

 

Øvre Eiker kommune definerer en gevinst som en effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent. Et prosjekt som ikke genererer gevinster for noen av interessentene vil derfor ikke være bærekraftig og ikke støtte opp under porteføljen. Derfor er det vesentlig at gevinstene defineres og vedlikeholdes under hele prosjektperioden. Faller de forventede gevinstene bort under prosjektets levetid bør prosjekteier/linje avslutte arbeidet.

Hvilke roller berører prosjektet?

Når du begynner å nærme deg planleggingen av prosjektet er det nødvendig å definer prosjektets roller med tilhørende ansvar, forventninger, myndighet og handlingsrom. Ta utgangspunkt i prosjektveiviserens definerte roller, og suppler med spesifikke roller som er hensiktsmessige for ditt prosjekt. Kom gjerne med forslag til hvem som kan fylle rollene.

Liste over ulike roller

Tre sentrale roller i et prosjekt med et særskilt ansvar for at arbeidet gjennomføres i henhold til sjekklister, faseoverganger og beslutningspunkter de ulike aktørene har et ansvar for.

  • Virksomhetsledelsen – og deres bruk av prosjekter som et sentralt virkemiddel for å realisere virksomhetens mål
  • Prosjekteiere – og deres rolle som bindeledd mellom linjeorganisasjon og prosjektet
  • Prosjektledere – og deres ansvar for overordnet planlegging og gjennomføring av prosjektet

 

Her kan du finne en liste over alle rollene som et prosjekt kan inneholde. Digitaliseringsdirektoratet har forklart rollene og du kan lese mer om rollene ved å trykke under:

 

Interessentene i prosjektet

Noen interessenter vil ha innflytelse på utforming og styring av prosjektet, mens andre vil ha interesser i prosjektets gjennomføring og resultater. Gjennom en kort interessentanalyse kan prosjektet klarlegge hvem disse interessentene er.

Involvering av tillitsvalgte

I Øvre Eiker kommune har vi god tradisjon for tidlig å involverer tillitsvalgte i endring- og utviklingsprosesser i organisasjonen. Det er et prinsipp vi også viderefører i vår prosjektmetodikk.

 

Etter idefasen, dvs. før første beslutningspunkt (BP1) for linjeledelsen, og forut for et prosjektmandat, sørger sjekklisten til BP1 at tillitsvalgte blir involvert i prosjektarbeidet.

 

Idèfasen er før BP1 og konseptfasen.

Hvorfor styre i faser og med beslutningspunkter (BP)?

Beslutningspunkt (BP) sikrer at virksomhetsledelsen/ prosjekteieren godkjenner overgang fra en fase til den neste. Sjekklisten er prosjektleders kontroll før overgang til neste fase i prosjektet. De inneholder punkter som skal gjennomføres før prosjektleder kan foreta beslutning om å lede prosjektet til neste fase.

Fasestyring

Den første fasen er linjeledelsens klarsignal for at idèfasen utrustes med et projektmandat og utarbeides på vegne av virksomhetsledelsen. De i varetar også gevinstrealiseringen i siste fase av Prosjektportalen (Blå faser). Selve prosjektet som styres av prosjektleder og prosjektstyre er grønn og består av tre faser:

 

  1. Planlegge – der prosjektet etableres, prosjektets mål forankres, og dere lager en plan for hvordan prosjektet skal styres
  2. Gjennomføre – der resultatene skapes og leveres
  3. Avslutte – der produktansvaret overføres og prosjektet oppløses

 

Etter prosjektets avslutning følger virksomheten opp den videre realiseringen av gevinster, basert på prosjektets leveranser

 

 

Beslutningspunkter

For å sikre kontinuerlig forretningsmessig forankring må et prosjekt styres i faser. Ved hver faseovergang forsikrer man seg om at vi fortsatt har et levedyktig begrunnelse for å fortsette prosjektet. På den måten legges det til rette for god planlegging, kontroll og overvåking av prosjektet. Overgangen fra en fase til den neste styres gjennom beslutningspunkter. Det gir virksomhetsledelsen en nyttig mekanisme for innsyn og trinnvis godkjenning gjennom hele prosjektets livsløp. Ved alle beslutningspunkt kan virksomhetsledelsen som en del av  prosessen gå igjennom en sjekkliste med spørsmål for å sikre en trygg overgang til neste fase.

 

Her kan du lese mer om beslutningspunkt:

Skal vi ta en prat?

Ønsker du å ta en prat om prosjektmetode? Ta kontakt med utviklingsteamet!
[contact-form-7 404 "Ikke funnet"]