Prosjektportalen - verktøy for å styre prosjekter

Øvre Eiker kommune benytter Prosjektportalen 365 til styring av våre prosjekter. Det er en digital tilpasning av metoden Prosjektveiviseren

Introduksjon

Øvre Eiker arbeider med innovasjon for å gjøre forbedringer for bruker, innbyggere og ansatte i kommunen. Dette innovasjonsarbeidet krever i mange tilfeller at vi arbeider utenfor linjen i prosjekter. For å strukturere dette arbeidet har vi valgt å benytte den digitale plattformen Prosjektportalen 365.
Prosjektportalen Øvre Eiker

Når er tiden inne for å strukturere prosjektarbeidet?

Før prosjektperioden har du sikkert benyttet deg av ulike idèverktøy som f.eks brukerreise eller BLT (Behov-Løsning-Test) for å raffinere grunnlaget for prosjektet. Du i ferd med å gå fra idè til å starte utviklingen av et konsept på oppdrag av virksomhetsledelsen. Nå skal du lage prosjektforslag, interesseanalyse og gevinstrealiseringplan. Tiden er inne for å strukturere prosjektarbeidet i portalen.

Hva kan portalen hjelpe deg med?

Portalen gir deg mulighet til å få:

 

1. Full oversikt med porteføljeverktøy

2. Uslåelig dokumenthåndtering

3. Sjekkliste for faseendring

4. Stålkontroll på brukerrettigheter

5. Enkel håndtering av standardmaler

6. Enkel og kraftig oppgavemotor

7. Nye funksjoner i 365 – arbeide med Teams og Planner

Hvordan oppretter du prosjektområde?

Nå tar du kontakt med utviklingsteamet som vil sluse deg videre til portefølje- og prosjektrådgiver som setter opp og gir tilgang til din prosjektside. Nå blir du også veiledet i bruk av portalen, slik at du får lastet inn riktige maler, sette prosjektinformasjon, gi tilgang til øvrige deltakere og ikke minst koble prosjektområdet til Teams slik at samhandling kan skje i dedikerte kanaler.

Hvor tar jeg kontakt?

Trykk på ikonet “Ta kontakt” i meny øverst i bildet og utviklingsteamet vil sluse deg til riktig ressurs som hjelper deg videre i opprettelse av et prosjektområdet.

Hvorfor et fokus på gevinstrealisering?

Et prosjekt er en arbeidsform som brukes for å nå et mål. Det viktigste med et prosjekt er at det skal være til nytte og gi gevinster. Dessverre er det slik i dag at svært mange prosjektet ikke oppnår, eller ikke kan dokumentere sine gevinster. Gevinstrealisering handler om å sørge for at de gevinstene som var forventet av et prosjekt faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjektet og linjeorganisasjonen.

Hva handler gevinstrealisering om?

Øvre Eiker kommune definerer en gevinst som en effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent. Et prosjekt som ikke genererer gevinster for noen av interessentene vil derfor ikke være bærekraftig og ikke støtte opp under en portefølje. Derfor er det vesentlig at gevinstene defineres og vedlikeholdes under hele prosjektperioden. Faller de forventede gevinstene bort under prosjektets levetid bør prosjekteier/linje avslutte arbeidet.

 

Gevinster kan deles inn i tre hovedtyper:

 

  1. Unngått kostnader
  2. Spart tid
  3. Økt kvalitet på varer, tjenester og prosesser

 

SMART modellen er en motiverende og effektiv metode som kan hjelpe deg med å sette mål og lykkes med gevinstarbeid. Hver bokstav står for en egenskap eller et kjennetegn som målet må ha for at det skal kunne fungere som en drivkraft.

 

Hvordan arbeide med gevinster i portalen?

Gevinstene av et prosjekt er de positive virkningene som oppstår som følge av prosjektet. Med gevinstrealisering mener vi hele det gevinstorienterte arbeidet, gjennom alle faser i Prosjektportalen, som er nødvendig for at de forventede gevinstene skal bli realisert.

Hvordan planlegge gevinster?

Senest ved oppstarten av prosjektet bør det pekes ut en gevinstansvarlig som tar ansvaret for at prosjektets gevinster vil bli realisert. Den gevinstansvarlige bør være en linjeleder plassert nærmest mulig den delen av linjeorganisasjonen hvor gevinstene skal realiseres, og kan i mange tilfeller være sammenfallende med prosjekteier. Gevinstene og forutsetningene for realisering av gevinstene skal synliggjøres i beslutningsgrunnlaget, og benyttes i den løpende styringen og oppfølgingen av prosjektet.

 

Hvordan følge opp gevinstarbeidet?

Planlegging av gevinstrealiseringen skal påbegynnes allerede i konseptfasen av et prosjekt, der forventede og ønskede gevinster kartlegges og planlegges. Vektleggingen av prosjektets gevinstrealisering må følge prosjektet gjennom hele prosjektets levetid, og videre inn i linjeorganisasjonen når leveransene mottas og gevinstene skal realiseres.

 

Ofte vil de fleste gevinster realiseres etter at prosjektet er avsluttet, men i mange tilfeller vil også realiseringen av gevinster kunne komme i gang allerede i løpet av prosjektets gjennomføring etter hvert som leveransene gjøres.

 

Hvordan utføre faseoverganger i Prosjektportalen?

Prosjektportalen legger til rette for prosjekteierstyring – i form av faser og beslutningspunkter og er egnet til å gi virksomhetsledelsen den overordnede styringen og forutsigbarheten de ønsker. Prosjektportalen 365 er integrert med SharePoint og gir deg et kraftig verktøy for dokumenthåndtering.

Rediger dokumenter via nettleser eller Office-klienter. Skriv sammen med andre – i sanntid. Bruk metadata og mapper for å få den oversikten du ønsker. Samtidig som at portalen legger til rette for Øvre Eiker kommunes tilpassede maler for mandat, prosjektforslag og gevinstplaner med mer.

Hvordan endre fase?

I prosjektportalen vil du kunne endre fra en fase til neste ved å gå igjennom de ulike sjekkpunktene i fasesjekklisten. Disse skal gi prosjekt- og virksomhetsledelse grunnlag for å beslutte at prosjektet kan gå over til neste fase. Fasesjekklisten er kontrollposten for prosjektleder, mens Beslutningspunktet er klarsignalet linje og prosjektstyret gir for å tre inn i neste fase på bakgrunn av prosjektleders fasesjekkliste.

 

 

Hvordan behandle dokumenter i portalen?

Det er enkelt å etablere og forvalte et bibliotek over standardmaler som prosjektplan, budsjettmaler og lignende. Standardmaler og -dokumenter kan enkelt hentes inn i prosjektene ved behov. Når et prosjektområde opprettes får du god veiledning til å laste ned riktig dokumentmal med Øvre Eikers logo og tilpasset tekst.

 

Alle deltakere som du gir tilgang vil kunne arbeide på samme dokument som deg i sanntid. Du vil alltid kunne spore endringer og vite hvem og når endringene er foretatt. Prosjektleder vil kunne ha full oversikt samtidig som andre prosjektdeltakere kan arbeide aktivt sammen på dokumenter som skrives.

 

Hvordan gi tilgang og oppgaver til prosjektdeltakere

Underveis i arbeidet er det viktig å gi tilgang til dedikerte prosjektdeltakere. Disse skal utføre bestemte oppgaver og dem setter du opp i portalen. Oppgavene er en av kjerneelementene i Prosjektportalen. En prosjektleder er avhengig av å vite hvordan oppgavene er utført for å vite fremdriften i fasen de står i .

 

Tilleggsfunksjoner i Microsoft Planner og Teams

Øvre Eiker kommune knytter alltid prosjektområde i portalen med funksjoner i Planner. Det betyr at alle oppgaver du legger til i portalen og dedikert til ulike prosjektdeltakere vil synkroniseres med Planner. Det gjør det smidig å se om prosjektdeltakeren har fullført oppgaven eller forsatt gjennomfører aktiviteten.

 

Alle oppgaver som finnes i Microsoft Planner kan hentes opp i Microsoft Teams som gjør at oppgavebehandling og kommunikasjon i prosjektet kan gjørs utelukkende i Teams for prosjektdeltakerne.

Mer informasjon

Hvordan er Prosjektportalen oppbygd? (Nerdeinfo)

  1. På toppen finner du porteføljenivået som befinner seg på toppnivået (illustrert i gult) som Prosjektportalen 365 er installert i. Dette er en hub i SharePoint.
  2. Under toppnivået (med egne SharePoint-områder) ligger alle prosjektområdene (illustrert med rosa). Hvert prosjektområde inneholder et enkelt prosjekt.
  3. Hvert prosjektområde er utstyrt med en verktøykasse som består både av ren funksjonalitet (fasevelger, prosjektinfo med mere) samt lister og biblioteker (prosjektlogg, usikkerheter, dokumentbibliotek med mere), illustrert med grått.
  4. Innholdet i form av dokumenter, loggelementer, usikkerhetselementer og så videre ligger lagret i den enkelte liste eller bibliotek, illustrert med blått.

Skal vi ta en prat?

Ønsker du å ta en prat om prosjektmetode? Ta kontakt med utviklingsteamet!
[contact-form-7 404 "Ikke funnet"]