Analyseverktøy for å skape bedre prosjekter

Her kan du lære mer om hvordan analyser kan bli påvirke ditt prosjektarbeid. Å utføre interessent, nytte, kost eller risikoanalyser vil kunne avdekke usikkerheter.

Analyser er en vesentlig del av forberedelsene til ditt prosjektarbeid

Ulike analyser vil under idèarbeidet hjelpe oss til å avdekke kostnad, nytte, usikkerheter og risiko. Det vil komme godt med når du etterhvert skal planlegge prosjektet ditt. Det er ikke alltid nødvendig med alle analyser, men vurdere hvilke analyser som er nødvendige. Det er anbefalt å gjennomføre en enkel interessentanalyse. Det vil også gjøre det enklere å utføre en gevinstanalyse knyttet til hver interessent i prosjektet.

Hva er en interessent?

Et prosjekt har ofte viktige grenseflater mot mange ulike fagmiljøer både internt og eksternt. For å lykkes er prosjektet avhengig av positiv medvirkning fra disse. Noen interessenter vil ha innflytelse på utforming og styring av prosjektet, mens andre vil ha interesser i prosjektets gjennomføring og resultater. Gjennom en interessentanalyse kan prosjektet klarlegge hvem disse interessentene er.

Interessentenes rolle i prosjektet

Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. Typiske interessentgrupper er virksomhetsledelsen, brukere, interne og eksterne leverandører, premissgivere, samt andre grupper som indirekte vil kunne ha interesser i tilknytning til prosjektet. Interessenters medvirkning er viktig i alle Prosjektveiviserens faser, men interessentanalysen vil vektlegge ulike typer av interessenter og resultatene vil anvendes på forskjellig måte i de ulike fasene. I konseptfasen er de viktigste interessentene de som kan bidra til å:

 

  1. klarlegge de reelle behovene og dermed gi grunnlag for en god behovsanalyse
  2. identifisere og vurdere mulige konsepter som kan ivareta behovene
  3. klarlegge og vurdere usikkerheter ved de ulike konseptene
  4. sikre forankringen av et mulig prosjekt

 

Figuren nedenfor viser noen nøkkelområder der god medvirkning fra interessentenes vil ha stor betydning.

 

Foreta en interesseanalyse

Ved å gjennomføre en interessentanalyse og oppdatere den jevnlig, for eksempel i forbindelse med hver faseovergang, vil prosjektet legge grunnlaget for god medvirkning fra interessentene. Dette forutsetter imidlertid at det iverksettes relevante tiltak. Uten disse tiltakene vil analysen i seg selv ha liten verdi. I hvilken grad prosjektet oppnår den nødvendige støtten fra sine interessenter er avhengig av innhold og gjennomføring av de tiltakene som iverksettes. Rammen for denne veiledningen er derfor satt til interessentens medvirkning og ikke begrenset til bare interessentanalyse. Å ivareta interessentenes medvirkning omfatter derfor alle de 6 trinnene:

  1. Identifisere interessentene – hvem er de? – hvilken relasjon har de til prosjektet?
  2. Analysere interessentenes forventninger, interesse og innflytelse på prosjektet.
  3. Definere tiltak som vil ivareta interessentene til beste for prosjektet.
  4. Planlegge de valgte tiltakene.
  5. Gjennomføre og følge opp de planlagte tiltakene.
  6. Evaluere oppnådd effekt av de gjennomførte tiltakene og vurdere behov for nye tiltak.

Steg 1:

Klarlegg nå hvilken interesse de ulike interessentene har i prosjektet, herunder i hvilken grad interessenten kan forventes å engasjere seg i prosjektet. Angi interessentenes grad av interesse i prosjektet ved å bruke skalaen; ingen, liten, middels, stor. Som grunnlag for vurderingen kan for eksempel følgende spørsmål stilles:

 

  1. På hvilken måte og i hvilken grad vil interessenten påvirkes av prosjektgjennomføringen eller resultatene fra prosjektet? (Slike interessenter blir i andre sammenhenger ofte kalt «berørte parter».)
  2. I hvilken grad kan interessenten forventes å bidra i prosjektet eller i forbindelse med innføring og bruk av prosjektets resultater?
  3. Hvilken vilje og evne har interessenten til å samarbeide med prosjektet?

 

Steg 2:

Klarlegg hvilken innflytelse de ulike interessentene vil ha på prosjektets innhold og gjennomføring. Angi interessentenes grad av innflytelse på prosjektet ved å bruke skalaen; ingen, liten, middels, stor. Som grunnlag for vurderingen kan for eksempel følgende spørsmål stilles:

 

  1. I hvilken grad og på hvilken måte kan interessenten påvirke prosjektet?
  2. Hvilken makt og vilje har interessenten til å påvirke prosjektet?

 

Steg 3:

Klarlegg hvilke forventninger interessentene har til prosjektet eller resultatene fra prosjektet. Her er eksempler på noen sentrale spørsmål som bør stilles:

 

  1. Hva er viktig for interessenten? Hva vil han/hun ønske å påvirke?
  2. Har interessenten i utgangspunktet en positiv eller negativ holdning til prosjektet? Ser de spesielle fordeler eller ulemper?
  3. Har interessenten spesielle forventninger til prosjektets produkter/resultater eller måten prosjektet vil bli gjennomført på?
  4. Hva ser interessenten som prosjektets suksesskriterier?
  5. I hvilken fase vil interessenten ha en spesielt viktig rolle? Prioriter analysen av de interessentene som er viktige for den fasen prosjektet er i eller snart skal over til.

Legg inn informasjonen i interessentregistret

Legg resultatet av vurderingene ovenfor inn i interessentregisteret i Prosjektportalen:

 

  1. Forventninger og holdning til prosjektet
  2. Interesse – og vilje/evne til å samarbeide med prosjektet
  3. Innflytelse – og makt/vilje til å påvirke prosjektet

 

Hva er gevinstrealisering?

Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt, tiltak eller nye løsninger som innføres i driften. Gevinster er ønskede og planlagte, og helst forhåndsdefinerte. Gevinster kan også oppstå som ikke-planlagte virkninger underveis og i etterkant av prosjekter.

Hva er en gevinstanalyse?

Gevinstkartleggingen handler ikke bare om å identifisere og analysere mulige gevinster, men også om hvordan man faktisk skal klare å isolere, måle og følge dem opp etter implementering.

 

En gevinstanalyse er derfor en systematisk kartlegging av kostnader og gevinster knyttet til et prosjektforslag. Her kan du finne en mal i excel-skjema for gevinstanalyse. Trykk her!

Kartlegging legger grunnlaget for selve gevinstrealiseringen

Det første steget kalles ofte gevinstkartlegging, og handler om å identifisere og vurdere gevinster som forventes å følge av de endringene man ønsker å gjennomføre. For å vurdere gevinster er det viktig å kartlegge hvordan det jobbes i dag, og hvordan dere ønsker å jobbe fremover. Det må gjøres en vurdering av hvilke forutsetninger som må være til stede for at endringene skal skje, og hvilke gevinster som er realistiske å hente ut.

 

Det neste steget handler om å planlegge for hvordan en faktisk skal hente ut gevinster av endringsprosessene. Det omfatter gjerne en interessentanalyse, en gevinstrealiseringsplan og en nullpunktsmåling. Interessentanalysen kartlegger alle berørte aktører, og beskriver blant annet hvilken rolle de har i endringsprosessene, og hvordan de blir berørt av endringene.

Gevinstarbeid i forhold til linje og prosjektorganisasjon

Det er alltid linjeorganisasjonen som er ansvarlig for alle delene av gevinstrealiseringsprosessen. Hovedgrunnen til at det er slik, er at det er linjeorganisasjonen som iverksetter tiltaket, og som skal ta det i bruk. Ofte er det imidlertid hensiktsmessig at linjeorganisasjonen delegerer oppgaver knyttet til gevinstrealiseringen til prosjektorganisasjonen så lenge prosjektet er i drift.

 

Nettopp samspillet mellom linje- og prosjektorganisasjonen er en av de største utfordringene ved gevinstrealisering. Et vanlig problem er svak prosjektetablering og -styring. Det kan blant annet gi seg utslag i at prosjektorganisasjonen jobber med et produkt eller en tjeneste uten at linjeorganisasjonen tenker over hvordan produktet eller tjenesten skal tas i bruk. Dermed får ikke linjeorganisasjonen gjort de nødvendige tilpasningene slik at produktet eller tjenesten som prosjektorganisasjonen har utviklet, kan tas i bruk som forutsatt. Som regel vil dette i neste omgang føre til at forventede gevinster ikke blir realisert.

Registrer gevinstene i Prosjektportalen

Hvorfor lage en risikoanalyse?

Risikomatrisen er fremstiller risikoen knyttet til prosjektets milepæler. Skjemaet viser hvilke elementer som er innenfor eller utenfor prosjektets rammer gjennom matrisens farger rødt-gult-grønt

Hvordan vurdere risiko?

Identifiser risikoelementer ved å gå gjennom milepæl for milepæl og spør dere selv hva som kan gå galt.

 

Tallfest fra 1 til 10 for sannsynligheten for at dette skjer.

 

  •   1 = liten sannsynlighet
  •   10 = meget stor sannsynlighet

 

Tallfest fra 1 til 10 konsekvensen for at dette skjer.

 

  •   1 = liten konsekvens for prosjektet mål, tidsfrist og rammer
  •   10 = meget stor konsekvens for prosjektet mål, tidsfrist og rammer

 

  1. Plasser risikoelementene i matrisen i henhold til tallfestingen.
  2. Identifiser aktiviteter som skal forhindre at risikoelementet inntreffe, evt. aktiviteter som skal bidra med å ”slukke brannen” hvis risikoelementet inntreffer.
  3. Identifiser ansvarlig person per identifisert risikoelement.
  4. Prioriter hvilke risiko som må håndteres først, fokuser ressursbruken!

Hvordan ser risikomatrisen ut?

KS sin introduksjon til ROS-analyse

ROS-analyse står for risiko- og sårbarhetsanalyse. I analysen kartlegger dere sannsynligheten og konsekvensen av uønskede hendelser, som for eksempel strømbrudd, feilmedisinering og personellmangel, prioriterer risikoområder og planlegger tiltak for å forhindre dem eller redusere konsekvensen av dem.

 

Du kan laste ned excelmal her!